Die Zahl wirkt auf den ersten Blick harmlos: 4.500 Euro für ein zweiminütiges Erklärvideo. Doch drei Wochen später steht der Controller vor der Geschäftsführung und erklärt, warum das Projekt mittlerweile bei 7.200 Euro liegt – mit offenem Ende. Das Problem liegt selten in der Produktion selbst, sondern in einer Budgetplanung, die mehr Wunschdenken als Kalkulation ist. Unternehmen unterschätzen systematisch die Komplexität von Videoprojekten oder werfen aus Unsicherheit das Budget nach oben, ohne zu wissen, wofür sie eigentlich zahlen.
Warum Budgetplanung beim Erklärvideo anders funktioniert
Wer ein Erklärvideo als standardisiertes Produkt behandelt, scheitert bereits in der Planungsphase. Anders als bei physischen Gütern gibt es keine feste Preisliste, die Qualität, Aufwand und Ergebnis linear abbildet. Ein Video besteht aus kreativen, technischen und strategischen Komponenten, die sich gegenseitig beeinflussen. Die Entscheidung für einen bestimmten Animationsstil zieht Konsequenzen für die Produktionszeit nach sich. Die Komplexität des Themas bestimmt den Rechercheaufwand. Die Anzahl der Korrekturschleifen hängt von der internen Abstimmung ab.
Die Kostenfaktoren einer Videoproduktion greifen wie Zahnräder ineinander – wer an einer Stelle spart, bezahlt an anderer Stelle doppelt. Das macht die Budgetplanung zu einer Übung in strategischem Denken, nicht in arithmetischer Genauigkeit. Erfolgreiche Projekte beginnen nicht mit der Frage "Was darf es kosten?", sondern mit "Was muss das Video leisten?" – und leiten daraus das notwendige Budget ab.
Die vier Kostenphasen eines Erklärvideo-Projekts
Konzeption und Strategie
Bevor die erste Skizze entsteht, liegt bereits ein erheblicher Teil der Wertschöpfung hinter dem Projekt. Die Konzeptionsphase umfasst Zielgruppenanalyse, Storytelling-Entwicklung und strategische Positionierung. Hier werden Weichen gestellt, die später nicht mehr korrigierbar sind. Ein durchdachtes Briefing spart in dieser Phase nicht nur Budget, sondern verhindert kostspielige Kurskorrekturen während der Produktion.
Die Konzeptionskosten liegen je nach Projektumfang zwischen 15 und 25 Prozent des Gesamtbudgets. Unternehmen, die hier zu stark kürzen, bezahlen später mit endlosen Überarbeitungen, weil die strategische Grundlage fehlt. Die Prinzipien präziser Projektbudgetierung gelten auch für Erklärvideos: Wer die Planungsphase ernst nimmt, reduziert Risiken exponentiell.
Skripterstellung und Storyboard
Das Drehbuch ist die Blaupause des gesamten Projekts. Hier zeigt sich, ob die Konzeption trägt oder nur theoretisch funktioniert. Die Skriptphase kostet zwischen 800 und 2.500 Euro, abhängig von Themenkomplexität und Revisionsbedarf. Ein technisches B2B-Thema erfordert mehr Recherche und Abstimmung als ein Consumer-Produkt. Das Storyboard visualisiert anschließend die narrative Struktur – ein Schritt, der bei Low-Budget-Produktionen oft weggelassen wird, sich aber später rächt.
Unternehmen unterschätzen systematisch die Anzahl der Abstimmungsrunden. Drei Korrekturschleifen sind Standard, fünf sind realistisch, sieben sind teuer. Kluge Budgetplanung kalkuliert diese Realität ein, statt von idealisierten Prozessen auszugehen.
Produktion und Animation
Die eigentliche Produktion verschlingt 50 bis 60 Prozent des Budgets. Hier entscheiden sich Animationsstil, Farbgebung, Charakterdesign und Bewegungsqualität. Ein simpler 2D-Stil beginnt bei etwa 80 Euro pro Sekunde, hochwertige Motion Graphics liegen bei 150 Euro aufwärts, 3D-Animationen können 250 Euro pro Sekunde überschreiten. Diese Preisspannen sind keine Willkür, sondern spiegeln Arbeitsaufwand, Spezialisierung und technische Anforderungen wider.
Die Kosten für Erklärvideos variieren je nach Produktionsstandort, Agenturstruktur und Projektkomplexität erheblich. Pauschale Vergleiche führen in die Irre – entscheidend ist das Verhältnis von Investition zu strategischem Nutzen. Ein Video, das Vertriebsprozesse verkürzt oder Supportkosten senkt, rechtfertigt höhere Produktionsbudgets als reine Image-Clips.
Nachbearbeitung und Finalisierung
Sound Design, Sprecheraufnahmen, Farbkorrektur und technische Optimierung bilden den Abschluss. Hier liegt das Budget zwischen 1.000 und 2.500 Euro. Professionelle Sprecher kosten zwischen 300 und 800 Euro, individuell komponierte Musik kann weitere 500 bis 1.500 Euro verschlingen. Wer auf Stock-Musik und interne Sprecher setzt, spart Geld – riskiert aber Qualitätsverluste, die das gesamte Projekt entwerten können.
Die häufigsten Budgetfallen
Unterschätzte Korrekturschleifen
Das größte Kostentreiber-Phänomen trägt einen harmlosen Namen: Feedback-Schleifen. Eine Korrektur kostet einzeln betrachtet wenig, zehn Korrekturen können das Budget um 30 Prozent nach oben treiben. Die Ursache liegt meist in unklaren Entscheidungsstrukturen: Wenn fünf Stakeholder mitreden, aber niemand final entscheidet, multiplizieren sich die Revisionen. Wirksame Projektbudgetplanung definiert Entscheidungswege vorab und limitiert Korrekturschleifen vertraglich.
Fehlende Risikopuffer
Projekte verlaufen selten nach Plan. Technische Herausforderungen, inhaltliche Pivots oder externe Abhängigkeiten erzeugen Verzögerungen. Professionelle Budgetplaner kalkulieren einen Risikopuffer von 15 bis 20 Prozent ein – nicht als Verschwendung, sondern als Versicherung gegen unvorhergesehene Entwicklungen. Unternehmen ohne diesen Puffer geraten bei der kleinsten Abweichung in Rechtfertigungszwang gegenüber dem Controlling.
Falsche Vergleichsmaßstäbe
Die gefährlichste Budgetfalle ist der naive Preisvergleich. Wenn Agentur A 3.000 Euro verlangt und Agentur B 7.500 Euro, liegt die Differenz selten in der Gewinnmarge. Meist unterscheiden sich Leistungsumfang, Erfahrung und Prozessqualität fundamental. Die relevanten Preisfaktoren zu kennen, schützt vor Fehlentscheidungen, die sich erst Monate später als kostspielig erweisen.
Übersehene Folgekosten
Ein Erklärvideo entsteht nicht im Vakuum. Für Distribution, Adaption und Aktualisierung fallen laufende Kosten an. Mehrsprachige Versionen kosten zwischen 400 und 1.200 Euro pro Sprache. Technische Updates bei geänderten Produktfeatures können weitere Animationsarbeiten erfordern. Wer diese Lebenszykluskosten ignoriert, plant am tatsächlichen Bedarf vorbei.
Budgetmodelle für unterschiedliche Anforderungen
Das Basis-Modell (3.000 – 5.000 Euro)
Für einfache Erklärvideos mit standardisiertem Stil, begrenzter Komplexität und klarem Briefing. Geeignet für interne Schulungen, Produkterklärungen ohne strategische Relevanz oder Testprojekte. Die Qualität ist solide, aber nicht außergewöhnlich. Korrekturschleifen sind limitiert, individuelle Anpassungen kosten extra.
Das Professional-Modell (5.000 – 10.000 Euro)
Die Standardlösung für B2B-Unternehmen und anspruchsvolle Kommunikationsprojekte. Umfasst individuelle Konzeption, maßgeschneiderte Animation und professionelle Nachbearbeitung. Mehrere Revisionsphasen sind einkalkuliert, strategische Beratung ist Teil des Pakets. Für die meisten Unternehmen bietet diese Preisspanne das beste Verhältnis von Investition zu Wirkung.
Das Premium-Modell (10.000+ Euro)
Hochkomplexe Projekte mit 3D-Animation, aufwendiger Recherche oder strategischer Tragweite. Relevant für Produktlaunches, internationale Kampagnen oder Projekte mit hoher Sichtbarkeit. Die Investition rechtfertigt sich durch messbare Business-Impacts wie Umsatzsteigerung, Markenwahrnehmung oder Effizienzgewinne.
Steuerungsinstrumente während der Produktion
Milestone-basierte Freigaben
Statt das gesamte Budget vorab freizugeben, arbeiten erfahrene Projektmanager mit definierten Meilensteinen. Nach Konzept, Skript, Storyboard und Rohanimation erfolgen jeweils Freigaben, die die nächste Phase auslösen. Dieses Vorgehen schützt vor unkontrollierten Kostenexplosionen und ermöglicht Kurskorrekturen ohne Totalverlust. Die Budgetplanung im Projektmanagement folgt diesem Prinzip systematisch.
Transparente Kostendokumentation
Jede Änderung sollte einen nachvollziehbaren Kosten-Impact haben. Wenn ein Stakeholder zusätzliche Animationen wünscht, sollte unmittelbar klar sein, was das budgetär bedeutet. Diese Transparenz diszipliniert Entscheidungen und verhindert Scope Creep – das schleichende Aufblähen von Projektanforderungen ohne entsprechende Budgetanpassung.
Priorisierung statt Maximierung
Nicht jede Idee muss realisiert werden. Wirksame Budgetsteuerung unterscheidet zwischen Must-haves, Should-haves und Nice-to-haves. Wenn das Budget knapp wird, fallen zuerst die Nice-to-haves weg, ohne dass die Kernbotschaft leidet. Diese Priorisierungslogik sollte bereits im Konzept angelegt sein.
Die Psychologie der Budgetentscheidung
Budgetplanung ist nie rein rational. Unternehmen tendieren dazu, entweder aus Angst vor Enttäuschungen zu wenig zu investieren oder aus Unsicherheit zu viel Budget freizugeben, ohne die Verwendung zu hinterfragen. Beide Extreme sind suboptimal. Die richtige Budgethöhe liegt dort, wo strategischer Nutzen und finanzielle Möglichkeiten sich treffen – nicht dort, wo Ängste oder Hoffnungen dominieren.
Erfolgreiche Entscheider behandeln Erklärvideo-Budgets wie Produktinvestitionen: Sie definieren klare Erfolgskriterien, messen Wirkung und optimieren iterativ. Ein Video, das Conversion Rates um zwei Prozentpunkte hebt oder Supportanfragen um 20 Prozent reduziert, hat sich selbst finanziert – unabhängig davon, ob es 5.000 oder 12.000 Euro gekostet hat.
FAQ
Wie viel sollte ein Unternehmen mindestens für ein professionelles Erklärvideo einplanen? Für ein professionelles Erklärvideo mit strategischer Relevanz liegt das Mindestbudget bei 4.000 bis 5.000 Euro. Darunter sind meist nur Kompromisse bei Qualität, Individualität oder Service möglich, die den Projekterfolg gefährden können.
Welche Kostenfaktoren treiben das Budget am stärksten? Die größten Kostentreiber sind Animationskomplexität, Anzahl der Korrekturschleifen und individuelle Charakterentwicklung. Auch mehrsprachige Versionen und 3D-Animationen erhöhen die Kosten signifikant.
Wie viel Puffer sollte man bei der Budgetplanung einkalkulieren? Ein Risikopuffer von 15 bis 20 Prozent ist branchenüblich und schützt vor unvorhergesehenen Entwicklungen wie zusätzlichen Revisionen oder technischen Herausforderungen während der Produktion.
Macht es Sinn, ein Erklärvideo intern zu produzieren, um Kosten zu sparen? Interne Produktion kann bei einfachen Projekten und vorhandener Expertise funktionieren, unterschätzt aber meist den Zeitaufwand und die Opportunitätskosten. Für strategisch relevante Videos ist eine professionelle Agentur in der Regel die wirtschaftlichere Wahl.
Wie lassen sich Budgetüberschreitungen während der Produktion vermeiden? Durch klare Vertragsdefinitionen, limitierte Korrekturschleifen, milestone-basierte Freigaben und eindeutige Entscheidungsstrukturen im Unternehmen. Transparente Kostendokumentation hilft, Änderungswünsche in Echtzeit zu bewerten.
Welche versteckten Kosten werden häufig übersehen? Folgekosten für mehrsprachige Versionen, technische Aktualisierungen, Adaption für verschiedene Plattformen und Distribution werden oft nicht einkalkuliert. Auch interne Abstimmungsaufwände binden Ressourcen, die budgetär berücksichtigt werden sollten.
