Erklärvideos in der internen Kommunikation: Einsatz, Recht und Wirkung

Wenn dieselbe Erklärung jeden Monat von vorn beginnt, ist ein Video die naheliegende Antwort: Einarbeitung neuer Kollegen, wiederkehrende Unterweisungen, die Erklärung eines neuen Systems. Dieser Leitfaden beschreibt, wo Video intern tatsächlich trägt, was arbeitsrechtlich zu beachten ist, wann der Betriebsrat mitreden muss und woran Sie erkennen, ob sich der Aufwand gelohnt hat.

Wofür lohnt sich Video in der internen Kommunikation?

Für alles, was oft erklärt wird und sich selten ändert. Der Nutzen entsteht nicht durch das Video selbst, sondern durch die eingesparte Wiederholung: Eine Erklärung, die zwanzig Mal im Jahr mündlich läuft, wird einmal produziert und läuft danach ohne weiteren Aufwand.

Vier Einsatzfelder tragen sich in der Praxis besonders zuverlässig. Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender, weil dort jedes Jahr dieselben Grundlagen vermittelt werden. Die Erklärung technischer Abläufe, weil Bewegung zeigt, was ein Handbuch beschreiben muss — Näheres dazu im Praxisguide zum Erklären technischer Abläufe. Veränderungsprojekte, weil eine Botschaft in allen Standorten identisch ankommen soll statt in fünf Varianten; wie das gelingt, behandelt der Beitrag zu Erklärvideos im Change Management. Und der Wissenstransfer, wenn Erfahrungswissen von wenigen Personen abhängt, die irgendwann das Unternehmen verlassen.

Wo Video dagegen nicht trägt: bei allem, was Rückfragen und Aushandlung braucht. Ein Konflikt lässt sich nicht per Video klären, eine Strategie nicht per Video verhandeln. Und Informationen, die sich wöchentlich ändern, gehören ins Intranet, nicht in eine Produktion, die mehrere Wochen dauert. Wie sich Video sinnvoll in die interne Kommunikation einfügt, beschreibt der Beitrag zur Verbesserung interner Kommunikation mit Erklärfilmen.

Ersetzt ein Video die Pflichtunterweisung?

Nicht allein — aber es kann einen wesentlichen Teil tragen. Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, Beschäftigte über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen zu unterweisen. Die Unterweisung muss dabei Anweisungen und Erläuterungen umfassen, die eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich ausgerichtet sind. Eine bestimmte Form schreibt das Arbeitsschutzgesetz nicht vor. Für einzelne Bereiche gelten allerdings strengere Vorgaben: Beim Umgang mit Gefahrstoffen müssen Beschäftigte nach der Gefahrstoffverordnung mündlich unterwiesen werden — dort genügt ein Video allein nicht.

Vier Anforderungen sind für die Video-Frage entscheidend. Erstens der Zeitpunkt: Die Unterweisung muss bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich sowie bei der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie erfolgen — und zwar vor Aufnahme der Tätigkeit. Zweitens die Wiederholung: Das Arbeitsschutzgesetz verlangt sie erforderlichenfalls; die Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 1 schreibt sie mindestens einmal jährlich vor, ebenso die Arbeitsstättenverordnung für Unterweisungen etwa zu Brandschutz und Fluchtwegen, die danach mindestens jährlich zu wiederholen sind. Drittens der Arbeitsplatzbezug: Der Inhalt richtet sich nach der Gefährdungsbeurteilung — der Bewertung der Gefahren am konkreten Arbeitsplatz. Ein allgemeines Video über Brandschutz erfüllt die Anforderung deshalb nicht, wenn diese konkreten Gefährdungen fehlen. Viertens die Arbeitszeit: Die Unterweisung findet während der Arbeitszeit statt — ein Video mit der Bitte, es abends zu Hause anzusehen, genügt dem nicht. Außerdem muss die Unterweisung in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache erfolgen.

Praktisch heißt das: Ein allgemeines Video kann Grundlagen, wiederkehrende Inhalte und die Wissensauffrischung übernehmen und schafft damit Zeit für den Teil, der individuell bleiben muss. Ein eigens für einen Arbeitsplatz produziertes Video kann auch dessen konkrete Gefährdungen zeigen. Ob die Unterweisung damit ausreichend war, bleibt ohne Gelegenheit zu Rückfragen allerdings offen. Wer ganz auf Video setzen will, sollte das mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit abstimmen.

Ebenso wichtig ist die Dokumentation, die nach der Unfallverhütungsvorschrift Pflicht ist; beim Umgang mit Gefahrstoffen müssen die Unterwiesenen sie sogar durch Unterschrift bestätigen. Wer Videos in der Unterweisung einsetzt, braucht also einen Nachweis, wer sie wann absolviert hat — und genau daraus entsteht die nächste Frage.

Wann muss der Betriebsrat mitbestimmen?

Wo es einen Betriebsrat gibt, sicher an zwei Stellen: sobald erfasst wird, welche Beschäftigten welches Video wie lange angesehen haben, und sobald Videos Teil der Pflichtunterweisung werden. Das Betriebsverfassungsgesetz gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Eine Lernplattform, die festhält, wer welches Video abgeschlossen hat, fällt regelmäßig darunter — auch dann, wenn niemand die Absicht hat, jemanden zu kontrollieren. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts genügt, dass die Einrichtung objektiv geeignet ist, solche Daten zu erfassen; auf eine Überwachungsabsicht kommt es nicht an. Voraussetzung ist allerdings, dass sich die erfassten Daten einzelnen Beschäftigten zuordnen lassen. Das ist kein Hindernis, sondern eine Planungsaufgabe: Wer den Betriebsrat früh einbindet, klärt Fragen zu Auswertung, Speicherdauer und Zugriff, bevor die Plattform eingeführt ist.

Ebenfalls mitbestimmungspflichtig sind nach derselben Vorschrift Regelungen über die Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten sowie über den Gesundheitsschutz im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften oder der Unfallverhütungsvorschriften. Dazu gehört nach dem Bundesarbeitsgericht ausdrücklich die Unterweisung nach § 12 ArbSchG. Wenn Videos Teil des Unterweisungskonzepts werden, bestimmt der Betriebsrat bei dessen Gestaltung also mit — unabhängig davon, ob etwas gemessen wird.

Ein Hinweis zur Gestaltung: Videos ohne Anmeldung und ohne Fortschrittsmessung werfen die Frage nach der Überwachung in der Regel nicht auf — solange keine Zugriffsdaten entstehen, die sich einzelnen Beschäftigten zuordnen lassen. Ein Intranet mit persönlicher Anmeldung erfüllt diese Bedingung oft nicht. Sind sie Teil der Pflichtunterweisung, bestimmt der Betriebsrat bei deren Gestaltung trotzdem mit. Für ein freiwilliges Wissensangebot ohne Messung greifen diese beiden Tatbestände nicht; ob andere Beteiligungsrechte berührt sind, etwa bei betrieblichen Bildungsmaßnahmen, gehört mit dem Betriebsrat geklärt.

Wie gelingt Einarbeitung mit Video?

Indem Sie das Video an die Stelle setzen, an der bisher die immer gleiche Erklärung stand — und nicht an die Stelle des persönlichen Kontakts. Neue Mitarbeitende brauchen in der ersten Woche beides: Orientierung, die sich wiederholen lässt, und Ansprechpartner, die das nicht können.

Bewährt hat sich die Aufteilung nach Halbwertszeit. Alles, was für alle gleich ist und über Jahre stabil bleibt — Unternehmensstruktur, Sicherheitsgrundlagen, wiederkehrende Systeme — eignet sich für Video. Alles, was auf die Rolle zugeschnitten ist, bleibt beim Menschen. Diese Trennung verhindert, dass ein Onboarding-Video nach acht Monaten Halbwahrheiten erzählt.

Kurze Videos schlagen dabei ein langes. Sechs Filme zu je drei Minuten lassen sich einzeln wiederfinden, einzeln aktualisieren und einzeln in den Ablauf der ersten Woche einbauen; ein Zwanzig-Minuten-Film wird einmal angesehen und nie wieder. Wie sich das konkret gestalten lässt, beschreiben die Beiträge zu Erklärvideos für das Mitarbeiter-Onboarding und zu Erklärvideos in Onboarding-Prozessen.

Ein oft übersehener Punkt: Auch das beste Einarbeitungsvideo braucht jemanden, der darauf hinweist. Ein Video, das in einem Ordner liegt, den niemand nennt, wird nicht gesehen — die Verankerung im Ablauf der ersten Tage ist Teil der Aufgabe, nicht ein Detail danach.

Welches Format passt zu welchem Anlass?

Die Wahl richtet sich danach, was gezeigt werden muss. Für Software genügt oft eine Bildschirmaufnahme, für Abläufe und Zusammenhänge braucht es Animation, und für alles, was von Menschen getragen wird, ist eine echte Person schwer zu ersetzen.

Eine Bildschirmaufnahme ist das schnellste Mittel, wenn es um Klickwege in einem System geht. Sie ist intern schnell selbst erstellt und schnell wieder ersetzt, wenn sich die Oberfläche ändert — genau das macht sie für Software-Themen praktisch. Ihre Grenze liegt dort, wo nicht der Klickweg, sondern der Zusammenhang erklärt werden muss. Was dabei zu beachten ist, behandelt der Beitrag zu Screencast-Videos als Lernwerkzeug.

Animation ist das Mittel für alles, was man nicht filmen kann: Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg, Organisationsstrukturen, abstrakte Regeln, Abläufe in Maschinen. Sie hat zudem einen praktischen Vorteil im Betrieb — sie zeigt keine realen Personen und wirft damit keine Fragen nach Einwilligungen auf, wenn Beschäftigte das Unternehmen verlassen.

Reale Aufnahmen wirken dort, wo Glaubwürdigkeit an eine Person gebunden ist: eine Botschaft der Geschäftsführung zu einer Veränderung, ein Kollege, der von seiner Erfahrung berichtet. Sie altern allerdings schneller, weil Personen wechseln. Für Veränderungsprojekte lohnt deshalb die Mischung, wie der Beitrag zu Erklärfilmen im Unternehmenswandel zeigt.

Explainr produziert animierte Erklärvideos; Bildschirmaufnahmen entstehen intern meist schneller und günstiger, als eine Agentur sie liefern könnte. Diese Aufteilung ist kein Nachteil, sondern die wirtschaftlichere Lösung.

Wie führen Sie ein Video im Unternehmen ein?

Mit einem festen Platz im Ablauf, nicht mit einer Ankündigung. Ein Video, das per Rundmail verteilt wird, erreicht die Aufmerksamkeit eines Newsletters. Eines, das fester Bestandteil des ersten Arbeitstags oder der jährlichen Unterweisung ist, wird gesehen.

Klären Sie deshalb vor der Produktion drei Dinge: An welcher Stelle im Prozess läuft das Video? Wer weist darauf hin? Und was passiert direkt danach — eine Rückfragerunde, eine Aufgabe, eine Bestätigung? Ohne diese Anschlussstelle bleibt auch ein gutes Video folgenlos.

Beziehen Sie außerdem die Personen früh ein, deren Erklärung das Video übernimmt. Wer bisher die Einarbeitung gemacht hat, sieht in einem Video zunächst eine Infragestellung der eigenen Arbeit — bis deutlich wird, dass es den wiederkehrenden Teil abnimmt und Zeit für den anspruchsvollen schafft. Diese Klärung entscheidet häufiger über den Erfolg als die Qualität der Produktion. Wie sich Video in bestehende interne Formate einfügt, beschreibt der Beitrag zur Nutzung von Erklärfilmen für interne Präsentationen.

Wie halten Sie interne Videos aktuell?

Mit einer Entscheidung im Storyboard, nicht mit einem Vorsatz nach der Produktion. Wenn veränderliche Angaben — Zahlen, Namen, Systembezeichnungen, Jahresangaben — in eigenen Szenen stehen, lassen sie sich später gezielt austauschen. Verteilen sie sich über den ganzen Film, wird jede Änderung zur Neuproduktion.

Legen Sie außerdem fest, wer zuständig ist. Interne Videos veralten leise: Sie funktionieren weiter und stimmen nur nicht mehr. Ein Eintrag im Kalender nach zwölf Monaten und eine benannte Person kosten nichts und verhindern, dass neue Kollegen ein System erklärt bekommen, das seit einem Jahr abgelöst ist.

Für Inhalte mit hoher Änderungsrate lohnt sich eine andere Bauweise: ein kurzes Video für das Grundprinzip, das lange gilt, und eine Textseite für die Details, die sich ändern. Diese Kombination hält deutlich länger als ein Video, das beides abdeckt. Wie sich Wissen dauerhaft sichern lässt, behandelt der Beitrag zu Erklärfilmen im Wissensmanagement.

Was macht interne Videos verständlich und zugänglich?

Dieselben Regeln wie außen — nur mit dem Unterschied, dass Ihr Publikum nicht wegklicken kann und Verständlichkeitsprobleme deshalb weniger auffallen. Ein internes Video, das niemand versteht, erzeugt keine Absprungrate, sondern Rückfragen an anderer Stelle.

Der Sprachanspruch ist im Betrieb oft höher als im Marketing, weil die Belegschaft heterogener ist als eine Zielgruppe. Fachbegriffe, Abkürzungen und interne Projektnamen sind für neue Kollegen Fremdwörter. Wie sich Verständlichkeit objektiv beurteilen lässt, zeigt der Hohenheimer Verständlichkeitsindex, der mehrere Merkmale der Textverständlichkeit zu einer Bewertung zusammenfasst.

Untertitel sind intern aus einem zusätzlichen Grund wichtig: Am Arbeitsplatz ist der Ton oft nicht zu verstehen oder bewusst ausgeschaltet, im Großraumbüro wie in der Produktion. Dazu kommt die Zugänglichkeit für Beschäftigte mit Hörbeeinträchtigung — wie sich das umsetzen lässt, zeigen die Praxistipps zur Untertitelung des Projekts BIK für Alle. In Betrieben mit mehrsprachiger Belegschaft kann eine Sprachfassung bei Unterweisungen sogar zur Anforderung werden, weil sie in einer für die Beschäftigten verständlichen Sprache erfolgen müssen. Der Aufwand liegt deutlich unter einer Neuproduktion, weil die Illustrationen erhalten bleiben.

Digitale Werkzeuge verbreiten sich dabei schnell: Nach dem Bitkom-Studienbericht zu künstlicher Intelligenz setzten 2025 36 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI ein, fast doppelt so viele wie 2024. Von diesen nutzen sie 14 Prozent in der Personalabteilung und 11 Prozent im internen Wissensmanagement — weit hinter dem Kundenkontakt mit 88 Prozent. Für Untertitel und Übersetzungen können solche Werkzeuge die Wege verkürzen; die redaktionelle Durchsicht bleibt nötig, gerade bei internen Fachbegriffen.

Woran erkennen Sie, dass sich der Aufwand gelohnt hat?

An Kennzahlen, die Ihre Personalabteilung ohnehin führt. Interne Videos zahlen nicht auf Reichweite ein, sondern auf Zeit und Rückfragen — und beides lässt sich vor und nach der Einführung vergleichen, ohne neue Messsysteme aufzubauen.

Drei Größen sind aussagekräftig. Die Einarbeitungszeit: Wie lange dauert es, bis neue Mitarbeitende selbstständig arbeiten? Die Zahl der Rückfragen in den ersten Wochen, die Teamleitungen meist gut einschätzen können. Und der Zeitaufwand der Erklärenden: Wie viele Stunden im Monat gehen für wiederkehrende Erklärungen drauf? Diese Stunden sind der eigentliche Gegenwert.

Wichtig ist, den Ausgangswert vor der Einführung festzuhalten. Wer erst danach zu messen beginnt, kann die Veränderung nicht mehr zuordnen — und die naheliegende Frage, ob sich die Produktion gelohnt hat, bleibt unbeantwortbar. Eine grobe Schätzung vorher ist besser als eine genaue Messung hinterher.

Bei Unterweisungen kommt die Nachweisführung dazu, die sich zur eigenen Absicherung ohnehin empfiehlt. Sie wird durch Video nicht ersetzt, aber häufig einfacher — vorausgesetzt, die Fragen der Mitbestimmung sind vorher geklärt. Wie sich Schulungsinhalte darüber hinaus gestalten lassen, zeigen die Beiträge zu Erklärvideos für interne Schulungen und zu gamifizierten Erklärvideos in der Mitarbeiterschulung.

Häufige Fragen

Kann ein Video eine Sicherheitsunterweisung ersetzen?

Nicht ohne Weiteres. Die Unterweisung muss während der Arbeitszeit stattfinden, sich nach der Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes richten, vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen sowie nach der Unfallverhütungsvorschrift mindestens einmal jährlich wiederholt und dokumentiert werden. Ein allgemeines Video deckt den Arbeitsplatzbezug nicht ab, und beim Umgang mit Gefahrstoffen ist eine mündliche Unterweisung vorgeschrieben.

Muss der Betriebsrat zustimmen?

Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er in zwei Fällen sicher mit: wenn eine technische Einrichtung objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung einzelner Beschäftigter zu erfassen — etwa eine Lernplattform, die festhält, wer welches Video abgeschlossen hat, auch ohne Überwachungsabsicht —, und wenn Videos Teil der Pflichtunterweisung werden, dann auch ganz ohne Messung. Ob weitere Beteiligungsrechte berührt sind, etwa bei betrieblichen Bildungsmaßnahmen, gehört mit ihm geklärt.

Wie lang sollte ein internes Video sein?

Zwei bis fünf Minuten je Thema — länger als ein Video für die Website, weil interne Zuschauer eine Aufgabe erfüllen wollen und nicht erst überzeugt werden müssen. Mehrere kurze Videos lassen sich einzeln wiederfinden, einzeln aktualisieren und gezielt in den Ablauf der ersten Arbeitswoche einbauen.

Was kostet ein Erklärvideo für die interne Kommunikation?

Dieselben Preise wie für außen: bei Explainr zwischen 1.990 und 5.990 Euro netto für eine Minute, als Festpreis. Ein Video von mehreren Minuten kostet entsprechend mehr, weil schon eine zweite Minute die Animationsarbeit nahezu verdoppelt; der Festpreis für die geplante Länge steht vorab im Angebot. Für Reihen lohnt eine gemeinsame Kalkulation, weil Figuren und Bildwelt nur einmal entstehen.

Wie oft müssen interne Videos aktualisiert werden?

Sobald sich Inhalte ändern — planbar wird das, wenn veränderliche Angaben schon im Storyboard in eigene Szenen gelegt werden. Eine jährliche Durchsicht mit benannter Zuständigkeit verhindert, dass Videos leise veralten.

Brauchen interne Videos Untertitel?

Ja. Am Arbeitsplatz ist der Ton oft nicht zu verstehen oder bewusst ausgeschaltet, und Beschäftigte mit Hörbeeinträchtigung sind sonst ausgeschlossen. Automatisch erzeugte Untertitel müssen dabei redaktionell geprüft werden, besonders bei internen Fachbegriffen.

Video oder Handbuch — was ist besser?

Video für Abläufe und Zusammenhänge, Text für Details und alles, was sich häufig ändert. Die Kombination hält am längsten: ein kurzes Video für das Grundprinzip, eine Textseite für die veränderlichen Einzelheiten.

Lohnt sich das für kleine Unternehmen?

Ja, wenn dieselbe Erklärung regelmäßig und über Jahre gebraucht wird — etwa bei jeder Einstellung oder jeder jährlichen Unterweisung — und der Inhalt stabil bleibt. Gespart wird jede Stunde, die sonst für wiederkehrende Erklärungen draufginge; die gelegentliche Aktualisierung gehört mit in die Rechnung. Einen Überblick über Leistung und Beispiele gibt die Seite zu Erklärvideos.