Erklärvideo für Kommunen und Verwaltung: Bürgerinformation verständlich animiert

Ein Erklärvideo für die Kommune lohnt sich überall dort, wo viele Bürgerinnen und Bürger dieselbe Frage stellen und ein Text auf der Website die Antwort nicht leicht genug macht: Wie stelle ich den Antrag online? Wann kommt welche Tonne an die Straße? Wie funktioniert die Briefwahl? Ein animierter Film von einer Minute zeigt den Ablauf Schritt für Schritt, ohne Amtsdeutsch und ohne Dreh im Rathaus. Wenn Sie ein Erklärvideo erstellen lassen wollen, entscheiden vor allem drei Dinge über den Erfolg: das richtige Thema, eine barrierearme Umsetzung und eine Einbindung genau dort, wo die Frage entsteht.

Wer im Rathaus nach dem Stichwort „Erklärvideo Kommune“ sucht, will meist wissen, was so ein Film leisten kann und was vor dem Auftrag zu klären ist. Dieser Ratgeber richtet sich an Pressestellen sowie an Verantwortliche für Digitalisierung und Bürgerservice in Kommunen und Behörden. Er zeigt, welche Themen sich eignen, welche Regeln zur Barrierefreiheit Sie kennen sollten, wie ein Film für ein breites Publikum verständlich wird und was Sie bei Kosten, Nutzungsrechten und Vergabe beachten. Kommunale Versorger behandelt ein eigener Beitrag zum Erklärvideo für Stadtwerke; hier geht es um die Verwaltung selbst.

Wofür setzt eine Kommune ein Erklärvideo ein?

Für Abläufe, die viele Menschen betreffen und regelmäßig Rückfragen auslösen. Ein Erklärvideo ersetzt dabei nicht die Beratung im Bürgerbüro, es nimmt ihr aber die Standardfragen ab. Wer vor dem Termin verstanden hat, welche Unterlagen er braucht, kommt vorbereitet. Wer einen Online-Antrag versteht, ruft nicht an, um zu fragen, was in Feld drei gehört. Der Film arbeitet rund um die Uhr und erklärt jedes Mal gleich gut.

Typische Themen für die Bürgerinformation sind:

• Abfall und Entsorgung: Trennregeln, Sperrmüll anmelden, wo die Abholtermine stehen
• Anträge und Online-Dienste: etwa wie ein Bauantrag abläuft oder wie Sie sich für ein Bürgerkonto registrieren
• Wahlen: Briefwahl beantragen, Ablauf im Wahllokal
• Neue Angebote: ein neuer Terminservice, eine App der Stadt, geänderte Öffnungszeiten

Daneben gibt es eine zweite Zielgruppe, die oft vergessen wird: die eigenen Beschäftigten. Wird eine neue Fachsoftware eingeführt oder ein Ablauf umgestellt, erklärt ein kurzer Film das für alle Ämter einheitlich. Wie das in Organisationen funktioniert, zeigt unser Beitrag zu Erklärvideos in der internen Kommunikation.

Warum gewinnt Bürgerinformation per Video mit dem Onlinezugangsgesetz an Gewicht?

Weil immer mehr Verwaltungsleistungen online angeboten werden müssen und die Bürger sie dann allein am Bildschirm erledigen. Das Onlinezugangsgesetz gilt für die Verwaltungsleistungen der Länder einschließlich der Gemeinden und Gemeindeverbände. Nach § 1a OZG sind Bund und Länder verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten.

Für Ihre Bürgerinformation hat das eine praktische Folge. Am Schalter sitzt jemand gegenüber, der nachfragt und erklärt. Im Online-Portal fehlt diese Person. Jede Unklarheit im Formular führt dann zu einem abgebrochenen Antrag, einem Anruf oder einer E-Mail, also genau zu der Arbeit, die der digitale Weg einsparen sollte. Ein Erklärvideo direkt neben dem Online-Antrag schließt diese Lücke: Es zeigt, was vorher bereitliegen sollte, welche Schritte folgen und was nach dem Absenden passiert.

Das Video ist dabei keine gesetzliche Pflicht, sondern ein Mittel, damit das digitale Angebot auch genutzt wird. Entscheidend ist die Auswahl: Beginnen Sie mit der Leistung, zu der Ihr Bürgerservice die meisten Rückfragen bekommt. Diese Zahl kennen Sie aus Ihrem eigenen Telefon- und Mailaufkommen besser als jede Statistik.

Was gilt für die Barrierefreiheit von Videos auf der Verwaltungswebsite?

Für die Barrierefreiheit kommunaler Websites ist das Landesrecht maßgeblich; BGG und BITV 2.0 des Bundes gelten dort nicht unmittelbar. Die gemeinsame Grundlage ist die EU-Richtlinie 2016/2102 über den barrierefreien Zugang zu Websites öffentlicher Stellen. Deren Begriff der öffentlichen Stelle schließt ausdrücklich die Gebietskörperschaften ein, also auch Gemeinden und Kreise. Welche Anforderungen im Einzelnen gelten, regelt das Landesrecht Ihres Bundeslandes. Prüfen Sie dort die konkrete Vorschrift oder lassen Sie sie von Ihrer Rechtsabteilung prüfen; dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Wichtig für neue Filme: Die Richtlinie nimmt bestimmte Medien von ihrem Anwendungsbereich aus, darunter aufgezeichnete zeitbasierte Medien, die vor dem 23. September 2020 veröffentlicht wurden, sowie live übertragene Medien. Ein neues, aufgezeichnetes Erklärvideo fällt nicht unter diese Ausnahme. Ausgenommen sind nach Art. 1 Abs. 4 außerdem Inhalte Dritter, die die Stelle weder finanziert noch entwickelt noch kontrolliert; die Erwägungsgründe der EU-Richtlinie 2016/2102 im Amtsblatt stellen klar, dass eingebettete Videos grundsätzlich erfasst sind. Ein Video, das die Kommune selbst beauftragt und bezahlt, dürfte deshalb eher nicht als solcher fremder Inhalt gelten. Die verbindliche Einordnung für Ihren Fall bleibt aber Sache Ihrer Rechtsabteilung. Planen Sie die Barrierefreiheit deshalb von Anfang an mit.

Für Bundesbehörden regelt das Behindertengleichstellungsgesetz die Barrierefreiheit. Nach § 12a BGG gestalten öffentliche Stellen des Bundes ihre Websites und mobilen Anwendungen barrierefrei. Die BITV 2.0 konkretisiert das für Websites, mobile Anwendungen und elektronisch unterstützte Verwaltungsabläufe. Sie beschreibt Barrierefreiheit mit vier Eigenschaften: Angebote sollen wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust sein. Diese Vorschriften binden unmittelbar nur Bundesstellen. Als Orientierung für die eigene Planung taugen die vier Eigenschaften aber auch in der Kommune.

Ein häufiges Missverständnis betrifft die Leichte Sprache. Die BITV 2.0 verlangt von Bundesstellen Erläuterungen in Deutscher Gebärdensprache und in Leichter Sprache auf der Startseite der Website, etwa zu den wesentlichen Inhalten und zur Navigation. Ein Erklärvideo in Leichter Sprache schreibt die Vorschrift nicht vor. Unabhängig von der Rechtslage sind Untertitel ein praktischer Kern der Barrierefreiheit: Laut den Hinweisen der Bundesfachstelle Barrierefreiheit zu Nutzergruppen und Zugänglichkeit sind sie für Menschen mit Hörbehinderung die Voraussetzung für den Zugang zu Videos, zumal viele von ihnen keine Gebärdensprache beherrschen. Für Ihr Video heißt das: Klären Sie im Briefing, welche Fassungen Sie brauchen, zum Beispiel Untertitel, und stellen Sie die Kernaussagen zusätzlich als Text auf die Seite. So erreicht die Information auch Menschen, die den Ton nicht hören oder das Video nicht abspielen können.

Wie wird ein Erklärvideo für Bürger verständlich?

Durch ein Thema pro Film, Alltagssprache und Bilder, die den Ablauf zeigen statt ihn zu beschreiben. Ihr Publikum ist so breit wie Ihre Einwohnerschaft: Schüler, die zum ersten Mal wählen, Rentnerinnen, die einen Antrag online stellen sollen, Zugezogene, für die Deutsch nicht die Erstsprache ist. Ein Film, der für alle funktionieren soll, verzichtet auf Fachbegriffe aus der Verwaltung oder erklärt sie, sobald sie auftauchen.

Bewährt haben sich einige Grundsätze. Der Sprechertext folgt der Reihenfolge, in der Bürger handeln: erst die Unterlagen, dann das Formular, dann die Bestätigung. Jedes Bild zeigt genau einen Schritt. Texteinblendungen wiederholen das Wichtigste, etwa den Namen des Portals. Und der Film endet mit einer klaren Handlung: „Den Antrag finden Sie direkt unter diesem Video.“ Angaben, die sich regelmäßig ändern, etwa Fristen oder Termine, gehören dagegen besser in den Seitentext als ins Video. Eine spätere Bearbeitung des fertigen Films braucht eine gesonderte Vereinbarung; klären Sie absehbare Änderungen deshalb schon vor dem Auftrag.

Animation hat für die Verwaltung handfeste Vorteile. Sie brauchen keinen Dreh in Amtsräumen, keine Darsteller und keine Einverständniserklärungen von Mitarbeitenden. Gezeichnete Figuren stehen für niemanden Bestimmten, sodass sich viele Menschen darin wiederfinden. Abstrakte Vorgänge wie ein digitaler Antrag, der durch mehrere Ämter läuft, lassen sich zeigen, obwohl es dafür kein reales Motiv gibt. Bei Explainr stehen dafür Whiteboard-Animation, Cut-Out und Motion Graphics zur Wahl, alle drei schon im kleinsten Paket.

Wie ein Thema aus dem kommunalen Umfeld als Erklärvideo aussieht, zeigt ein Projekt für die AKDB: Wir haben ein Erklärvideo zum E-Learning-Angebot für Datenschutz in Kommunen produziert, im Stil Whiteboard. Gerade bei einem trockenen Pflichtthema wie Datenschutz trägt die gezeichnete Form den Inhalt, ohne dass er belehrend wirkt.

Wo binden Sie das Video ein, und welche Rechte brauchen Sie?

Binden Sie das Video dort ein, wo die Frage entsteht: auf der Seite der jeweiligen Leistung, direkt über dem Online-Antrag oder dem Formular. Ein Video auf einer allgemeinen Mediathek-Seite findet kaum jemand, der gerade einen Bauantrag stellen will. Ergänzend eignen sich die Social-Media-Kanäle der Stadt, der Newsletter, Bildschirme im Wartebereich des Bürgerbüros und Veranstaltungen wie Bürgerversammlungen. Für Plattformen, die eine Untertiteldatei annehmen, brauchen Sie die Untertitel in der Regel im Format .srt; für Instagram empfiehlt die Bundesfachstelle Barrierefreiheit derzeit eingebrannte Untertitel. Welcher Weg wann passt, zeigt unser Beitrag zu Untertiteln als SRT-Datei oder eingebrannt.

Prüfen Sie vor der Beauftragung, ob die Nutzungsrechte zu diesen Kanälen passen. Bei Explainr umfassen sie zum Beispiel Website, Social Media, Messe und Vertrieb. Senderechte für Fernsehen und Rundfunk werden gesondert vereinbart. Das ist für Kommunen keine Randfrage: Soll der Film auch im lokalen Fernsehen oder im Lokalradio als Tonfassung laufen, gehört das ins Briefing. Gleiches gilt für Einsätze, die Sie vorab nicht sicher zuordnen können, etwa die Weitergabe an Nachbargemeinden. Klären Sie solche Fälle vorher, dann gibt es später keine Überraschung.

Denken Sie bei der Einbindung auch an die Barrierefreiheit der Seite selbst. Ein Video ersetzt den Text nicht, es ergänzt ihn. Die wichtigsten Angaben wie Fristen, Unterlagen und Ansprechpartner gehören zusätzlich lesbar auf die Seite, damit sie auch ohne das Video zugänglich sind.

Was kostet ein Erklärvideo, und was gilt bei der Vergabe?

Bei Explainr kostet ein fertiges Erklärvideo von einer Minute 3.990 bis 9.900 € netto, als Festpreis. Das Smart-Paket für 3.990 € netto wird in 3 bis 4 Wochen geliefert, das Standard-Paket in 4 bis 6 Wochen; über alle Pakete liegt die Spanne bei 3 bis 7 Wochen. Die Paketpreise gelten jeweils für eine Minute Länge. Die Details stehen auf der Seite zu den Kosten für ein Erklärvideo.

Für die Verwaltung besonders wichtig sind die Korrekturschleifen. In jedem Paket ist pro Prozessschritt eine Korrekturschleife enthalten, jede weitere kostet 500 € netto. In einer Kommune lesen oft mehrere Stellen mit: das Fachamt, die Pressestelle, der Datenschutz, manchmal die Verwaltungsspitze. Sammeln Sie deren Anmerkungen intern und geben Sie sie gebündelt in einer Rückmeldung weiter. Das spart Zeit und Geld, und das Video bleibt in sich stimmig.

Zur Vergabe gilt: Die Regeln für Aufträge dieser Größenordnung unterscheiden sich je nach Bundesland, und welche Verfahrensart für Ihren Auftrag gilt, entscheidet Ihre Vergabestelle. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Sinnvoll ist, die Anforderungen an Barrierefreiheit gleich in die Leistungsbeschreibung zu schreiben. Für Bundesstellen schreibt § 12a BGG ausdrücklich vor, die barrierefreie Gestaltung schon bei Planung, Entwicklung, Ausschreibung und Beschaffung zu berücksichtigen. Für Kommunen ist dieser Grundsatz eine gute Richtschnur. Klären Sie außerdem früh, ob jede Gemeinde ihr eigenes Erklärvideo beauftragt oder ob ein Kreis oder Zweckverband es für mehrere Gemeinden bestellt. Das wirkt sich auf die Nutzungsrechte aus und sollte vor der Ausschreibung feststehen.

Häufige Fragen zum Erklärvideo für Kommunen

Muss ein Erklärvideo der Kommune in Leichter Sprache sein?

Aus der BITV 2.0 des Bundes ergibt sich keine solche Pflicht: Sie verlangt von Bundesstellen Erläuterungen in Leichter Sprache und Gebärdensprache auf der Startseite, kein Erklärvideo in Leichter Sprache. Für Kommunen gilt Landesrecht; prüfen Sie dort, welche Anforderungen an Ihre Website bestehen.

Gelten die Regeln zur Barrierefreiheit auch für neue Videos?

Die EU-Richtlinie 2016/2102 erfasst auch Gebietskörperschaften. Für aufgezeichnete Videos gilt die Ausnahme nur, wenn sie vor dem 23. September 2020 veröffentlicht wurden; Live-Übertragungen sind ebenfalls ausgenommen. Ein neues Erklärvideo fällt nicht unter diese Ausnahme. Was im Einzelnen gilt, regelt das Landesrecht.

Wie lange dauert die Produktion?

Bei Explainr 3 bis 4 Wochen im Smart-Paket und 4 bis 6 Wochen im Standard-Paket, über alle Pakete 3 bis 7 Wochen. Rechnen Sie zusätzlich die Zeit für Ihre interne Abstimmung ein, wenn mehrere Ämter Skript und Storyboard freigeben.

Dürfen wir das Video auch im lokalen Fernsehen zeigen?

Die Nutzungsrechte umfassen zum Beispiel Website, Social Media, Messe und Vertrieb. Senderechte für Fernsehen und Rundfunk werden gesondert vereinbart. Nennen Sie diesen Wunsch deshalb schon im Briefing.

Wie starten Sie Ihr erstes Erklärvideo für die Kommune?

Starten Sie mit einer Leistung, zu der Ihr Bürgerservice die meisten Rückfragen bekommt, und mit einem Film von einer Minute. Legen Sie vorab fest, wo das Video eingebunden wird, welche Kanäle es bespielen soll und welche Fassungen für die Barrierefreiheit nötig sind. Bündeln Sie die Abstimmung zwischen Fachamt und Pressestelle, und klären Sie Vergabe und Nutzungsrechte, bevor der Auftrag rausgeht. Die wichtigsten Punkte im Überblick: Das Onlinezugangsgesetz verlagert Leistungen ins Netz, ein neues Video fällt nicht unter die Ausnahme für ältere Aufzeichnungen in der EU-Richtlinie zur Barrierefreiheit, für Kommunen gilt Landesrecht, und das Video ergänzt den Text, statt ihn zu ersetzen. Wenn Sie mit einem ersten Thema starten wollen, finden Sie alle Leistungen auf unserer Seite zum Erklärvideo.